BUYMA外注化メリットは某ハンバーガー店を意識すると良い理由

こんにちは。専業主夫「えっけぇ」ことTanakaです。

今回は
「BUYMA外注化メリットは某ハンバーガー店を意識すると良い理由」
について、お話をしていきます。

BUYMA初心者さんから中級者・上級者まで
「外注化」というのは共通の悩みなのではないでしょうか？

これまで何百人というショッパーさんと会ってお話をしてきた中で、
「完全に外注化できている方、
または外注に対して全くストレスを感じていない」という方はほとんどいません。
本当に一握りのトップショッパーさん以外は
みなさん何かしら外注化で悩んでいるものです。

そこで、僕の視点から外注化についてのアドバイスができればと思います！

本題に入る前に、本日のお話について先に結論を挙げておきましょう。

それではひとつずつ順番に説明していきます。

目次
みんな時間が足りていない
　　みんな忙しすぎる！
　　一人でやるのには限界がある
　　限界を超えていくためには
外注化は某ハンバーガー店をイメージする
　　組織化の観点から
　　作業ツールの観点から
　　　　　レジのシステム
　　　　　最新の調理設備
　　BUYMAの外注化も組織化と作業ツールを整える
　　　　　組織化について
　　　　　作業ツールについて
外注化のタイミングについて
マニュアルは絶対に必要！
　　もしマニュアルがないとどうなる？
　　マニュアルがないと無法地帯になる
　　マニュアルはスタッフを評価するツールにもなる
外注化の順番
　　出品
　　買い付け
　　配送
　　お問い合わせ
　　リサーチ

みんな時間が足りていない

みんな忙しすぎる！

まずは「なぜ外注化が必要なのか？」についてですが、

ぶっちゃけて言うと、みなさん「忙しすぎる」んです。

例えば主婦の場合、家事や育児は外せません。
子どもが幼稚園・小学校に通っていたら、帰ってきたらもう何もできない。

旦那さんの場合、会社に行かなければなりません。
定時は９時～１８時などで働いています。

一日のうちにBUYMAに充てる時間が
当然足りないですよね。

一人でやるのには限界がある

二点目は
「一人では限界がある」です。

仮に、一日の全てをBUYMAに投下したとしても、
２４時間までしか使えません。

実際にBUYMAに充てられるのは２４時間ではありませんので
このうちどのくらいBUYMAに充てられるのか、が重要になります。

ある程度は時間をかけないと成果は出ないものです。
一日１時間しかかけられない人と、一日１０時間かけられる人とを比べれば、
よほどのことがない限り、一日１０時間かけられる人の方が稼げます。

ではどうやって仕事に充てる時間を増やしていくのか。
これからお話していきます。

限界を超えていくためには

限界を超えていくためには必要なのは
①組織化を進める
②作業ツールを整える
このふたつが大切です。

①組織化については
・作業スタッフを増やす
・仕事を分担する
この２点になります。

②作業ツールに関しては
作業スペックを上げる。
自動ツールなどの便利ツールを使う。

これらを進めていくと、
限界を超えていくことができるようになります。

外注化は某ハンバーガー店をイメージする

ここで、みなさんがよく行く某（Mから始まる）ハンバーガーショップを例に取り、
組織化について説明していきます。

組織化の観点から

このハンバーガー店の組織を見てみると

これらの作業を同時にやることによって、効率をUPしています。

これだけの作業を全てひとりでやるとなると、
一連の作業の間に次のお客さんを受け入れることができません。

効率UPのためには、複数の仕事を同時にこなしていくのが
非常に大事なことになってきます。

作業ツールの観点から

次に、作業ツールを整えるという観点から見てみます。

レジのシステム

まず、レジのシステムについて考えていきます。
最近のシステムはとても優秀です。
スマホアプリでの注文に対応したり、
電子決済を導入して現金でのやり取りを減らすことで
おつりの間違いなどといったヒューマンエラーによるミスをなくすことができます。

お客さんの側も、小銭のやりとりが不要で早く決済ができたり、
ポイント還元やクーポンなど、メリットがあります。
最近では、モバイルアプリ経由で事前に注文し、並ばずに受け取ることができるサービスもありますね。

こういったシステムを使用することで、
入口を増やして、しかも早く処理することができます。

最新の調理設備

次に、調理設備の面からみていきます。

最新の調理設備を使用することで、
提供する商品のクオリティが上がります。
また、オートマチックに作業することで、
作業者の負担が減ります。

更に、設備を整えることで「誰がやっても同じものができる」結果になります。
つまり、作業者のスキルの差を埋めることが可能です。
当然ながら、設備が最新で性能が上がると作業効率も上がります。

BUYMAの外注化も組織化と作業ツールを整える

次に先ほどのハンバーガーチェーンの話を、BUYMAにも当てはめていきます。

組織化について

まず組織化に関しては

といった部門に分かれます。
これらを全部外注化することで、同時並行で処理できるようになります。

作業ツールについて

次に外注化の際の作業ツールについてですが、
まず、作業マニュアルはしっかり用意した方がいいです。
作業がストレスにならないパソコンスペックも必要です。

Windows7より古いパソコンだと、
スタッフ間で同じパソコンソフトが使えなかったり、
極端に処理が遅くなったりして
作業効率が非常に下がります。
ですので、スタッフさんの使用するパソコンのスペックにも注意を払う必要があります。

また、最近iPadやアンドロイドなどのタブレットが多くなっていますが、
これらで作業した場合も作業効率が著しく下がります。
なので、タブレットも避けたほうが無難です。

そのほかにも、googleサービスに特化したパソコンであるChromeブックというものもあります。
これは価格が安くて動きが早いのですが、
一方で画像加工ソフトが使えなかったり、
Word、Excelが使いにくかったりと、いろいろな制約があります。
これもやめた方がいいです。

最後にプログラムについてですが、
これは導入すれば作業効率が爆上がりします。
例えば出品を自動でやってくれるツールなどを使えば、
作業がすごいスピードでできるようになります。

これまで人が必要だったもの、ヒューマンエラーがあったものや、
作業者の体調によって進捗に影響が出るようなものも、
プログラムを使えば問題がなくなります。

ただプログラムの開発は素人にはできないので、プロに頼むことになります。
更に、定期的なアップデートも必要になるので、
継続的にアフターフォローもしてくれる業者にお願いしなければいけません。
その結果、費用がかかってしまいますので
これは後回しでよいでしょう。

外注化のタイミングについて

それではいよいよ、外注化のタイミングは？ということについてですが

ぶっちゃけ、人によります。

ただ、それだと話が終わってしまいますので、
一般的なもの、これまで何百人とアカウントを見てきた僕の経験から、
「外注化で悩んできた人たちが、
どういうタイミングで外注化したら、一番うまくいってきたか」というのをお話します。

個人的には
「自分がその仕事を理解できたタイミング」
がよいと思います。

理解できたということは、マニュアル化することができるということです。

自分がやっている仕事を、全く同じようにスタッフさんにやってもらうためにはちゃんと的確に順序だてて説明することが必要です。
それを紙ベース、動画、音声で提示したものが、マニュアルなのです。
（出品などは目に見えないと説明しづらいので、音声よりも動画やpdfのマニュアルがいいです）

極端な話、
１０品やってみて、もう出品は完璧！と思ったならば
そのタイミングでマニュアルを作って、外注スタッフを雇う、というのもアリだと思います。

逆に、１００品、２００品であっても、その場の空気で毎回適当に方法を変えて出品していたならば、
マニュアル化するのがすごく大変になってしまいます。
まずは自分でルールを決めて、マニュアル化するのがすごく大事です。

マニュアルは絶対に必要！

今の話にも関係してきますが、
マニュアルは絶対に必要です。

なぜなら、スタッフがしっかり作業するための指針になるからです。

正しい手順をマニュアルに書いておくことで、
その通りにやりさえすれば、正しく作業できるわけです。

また、「迷わない」というのもすごく大事なことです。
マニュアル通りに進めればスタッフは迷わなくなるので
作業のスピードが上がります。

道筋がわかっていれば、あとは何度も繰り返すだけですみます。

なので、まずはマニュアルは、スタッフがしっかり作業するために必要です。

もしマニュアルがないとどうなる？

もしマニュアルがないと、どうなるでしょうか？
先ほどの某ハンバーガー店の例でいうと、
作る人によってハンバーガーの味がバラバラになってしまいます。
ポテトもかたかったり、焦げていたり、塩辛すぎたり・・・
クレームになってしまいます。

ハンバーガー店では、誰が作っても同じ味になるように、
厳しいマニュアルがあることで、品質管理がされているわけです。
どこの店舗に行っても同じ味の商品が食べられるのは
マニュアルがしっかりしているからなのです。

できれば、ハンバーガー店のようなマニュアルを目指しましょう！

マニュアルがないと無法地帯になる

ハンバーガー店の場合、
「ポテトの揚げ時間は適当に」と指示があったとすると、
黒焦げになったり、生になったり、大変なことになってしまいます。
ハンバーガーの肉の焼き加減も、「見た目で」なんて言われたら・・・考えただけで恐ろしいですね。

実際には火力や温度や時間など、すべてが細かく定められています。
ポテトもフライヤーに入れてタイマーをピッと押して、という段取りがちゃんと決まっています。
それらの決まりがないと、無法地帯になってしまいます。

そうならないためにも、マニュアルが必要というわけです。

マニュアルはスタッフを評価するツールにもなる

個人的には、マニュアルは作業マニュアルとしてだけでなく
「スタッフが正しくその作業をできているか」を評価するツールにもなる
と思っています。

スタッフがマニュアルを見ながらちゃんと作業できているか。
マニュアルを渡していても、AさんはちゃんとやれているのにBさんはちゃんとできていない、となると
Bさんは渡したマニュアルを見ていない、ということになります。

渡したマニュアルをスタッフが理解しているか。
それをちゃんと正しい手順でやっているか。
そのふたつがすごく大事だと思います。

外注化の順番

最後に外注化の順番についてです。

これについては王道というものはないのですが、
外注化しやすいところ、
委託化しても困りにくく、誰がやっても同じになるところから進めていくべきだと考えています。

外注化できるものとして
以下のようなパートが挙げられます。

出品

ひとつめが「出品」の部分です。
理由は、「そもそも、出品しないとはじまらない」からです。
それからBUYMAの性質上、常に出品し続けないと売れなくなるからです。

具体的には
・BUYMAは無在庫販売である
・ファッションは水物である
・毎シーズン新作が登場し、前年の物は売れない
・商品そのものが店からなくなるので仕入れができなくなる
ということが挙げられます。

買い付け

買い付けに関しては、立地上の制約があります。
例えばあなたが首都圏に住んでいれば、首都圏の商品の買い物ができます。
しかし地方に住んでいたら首都圏での買い物はできなくなりますので、
そこに住んでいる人にお願いをする必要があります。
また、海外のこの国でしか買えない、日本では買えないという商品の場合も同様です。

他にも日本は仕入れコストが高いので
コストを下げるために海外のスタッフさんと契約をすることもあります。

あとは、時間の節約の面があります。
外注すれば、買い付けに行く往復の時間や、店での滞在時間、検品にかかる時間などを他のことに使えるようになります。

個人的には、買い付けの採用をするのは出品の次かと思います。

配送

買い付けとセットになるのが、配送になります。
買い付けした商品をそのまま発送する場合は同じ人に頼めばよいです。
在庫販売の場合で、商品を保管して一気に配送する場合は、配送のための人員が必要になります。

配送は誰でもできる仕事なので、マニュアル化しやすいです。
ただ、作業するにはある程度の時間の確保が必要です。
どんなに慣れても、検品し、梱包し、集荷を呼んだり出しに行ったり、と負担がかかります。
早めの時点で（出品の後に）スタッフさんと契約するのがよいかと思います。

雇い方には２種類あって、
・個人と契約するか、
・倉庫と契約するか
になります。

個人の場合、特定の方と契約しその方の自宅に荷物を送り、保管してもらう形になります。
荷物が大きくなったり多くなったりした場合は、Amazon用の倉庫を利用する形もあります。
ちなみに僕はAmazon 倉庫と契約しています。

お問い合わせ

その次として、お問い合わせ対応があります。
テクニカルな対応のない通常の返信に関しては、早い段階で外注化できます。

在庫販売の場合など、件数が多いと一日10件、20件、30件の問い合わせがきます。
そうなると、BUYMAを開いて、定型文で返信するだけでも結構な時間がかかってしまいます。
なので、これは早めに外注化した方がいいと思います。

お問い合わせ対応であっても、
個別での対応や人によって対応を変えなければいけないものは
マニュアル化が難しいです。
また、クレーム対応は外注化しない方がよいものです。

なので、定型文の対応から始めて、徐々に慣れてきたところで、
個別の対応を任せるのがよいと思います。

問い合わせに関しては、買い付け・配送のスタッフを手配した後に外注化するのがよいでしょう。

リサーチ

最後にリサーチですが、
これは正直、外注化しなくていいと思います。

そもそもリサーチとは何をするかというと、
・どのブランド、どの商品を出品するかの選別基準
・値付けをどうするか
・売り方は無在庫なのか、在庫販売なのか
・買い付けは国内なのか、海外なのか
・時期によってセールはどうするか、通常期や閑散期は何を売るか
など、
販売において舵取りをしないといけない部分です。

これらはとても難しいです。
果たして他のスタッフに任せるのべきなのか、というのは
正直疑問であるところです。

某ハンバーガーチェーンの話だと、
どうしたら売れるか、
新商品はどうしようか、
競合店の対策は、という話になります。
これらは一般のアルバイトが考える範疇を超えています。

全体の舵取り、どういう路線で売っていこうかという部分を間違えると、
下手すると売り上げがゼロになってしまう可能性もあります。

このように、しっかりと責任をもって考えないといけない仕事は
基本的に自分がやるべきだと思います。
これを外注化できている方というのは、
僕が知っているなかでも３人しかいないです。
それぐらい難しい仕事なのです。

結局、このリサーチをやるために
それ以外の仕事をできるだけ外注化して、
時間を確保することが大事なのかなと思います。