効果的な動画マニュアルの共有方法について

Zoomの録画ファイル、どう保存してる？

BUYMAの作業マニュアルにZoomを活用している方は多いと思いますが、 録画ファイルの管理は意外と大変ですよね。

容量が大きくなると、パソコンのストレージを圧迫してしまいます。 そこで、今回は効率的な保存方法をいくつかご紹介しますね。

ちょっと古いパソコンだったり、プライベートのデータが重かったり、 家族と共用パソコンだったりすると、毎回重い動画ファイルを送り続けるのも気まずいです。

そこで、オススメなのがクラウドデータの活用です。

その① Googleドライブで共有

Googleドライブにマニュアル用のフォルダを作って、そこにZoomで撮ったビデオファイルを放り込みます。

次にそのフォルダーを右クリックして、外注さんのGmailアドレスを共有してあげます。

後はそのフォルダーのURLを相手にお伝えすれば、必要な時にビデオファイルを確認することができます。

さらに、ダイレクトにその動画ファイルを見せたい場合には、動画ファイルごとにも共有URLが発行できます！

ただし、デメリットも、、、

共有したデータは、なぜか外注さんのGoogleドライブ容量も消費してしまいます。

Googleドライブの無料枠は15 GBだったと思いますので、

マニュアルが増えるとあっという間に無料枠がなくなってしまい、 外注さんが作業できなくなってしまう恐れがあります。

その② YouTubeなどのオンライン動画としてアップロード

2つ目は、YouTubeやVimeoなどにデータを登録する方法です。

僕が以前にやっていた方法なのですが、YouTubeは誰でも無料でアカウントを作ることができます。

相手のフォルダを消費することもないので、容量を気にせずどんどんアップすることができます。

契約を解消した外注さんはリストから外すなどといった対策も忘れずに。

その③ より保存容量が大きく、相手の容量を食わないドライブにアップをする方法

GoogleドライブもYouTubeもメリットデメリットがあります。

まとめると、

マニュアルの数が少なかったり、共有する相手が少ない場合には便利ですが、 長期的にデータを保存していくとなると、また別の方法を検討する必要があるかもしれません。

Googleドライブは共有相手の保存容量も消費してしまうという謎仕様ですが、 OneDriveは相手の容量を消費しないので、単純に自分の契約している容量いっぱいまで動画をアップすることができます。

ただし無料版でのデータ容量が少なかったと思いますので、僕は有料プランを契約しています。

有料プランはMicrosoft 365といったサービスで、WordやExcelが使えるサービスの中の1つにOneDriveの有料版が入っています。

年間で10,000円以上しますので、Microsoft WordやExcelなどのソフトを日常的に使ってる方でなければちょっと割高かもしれません。

もしくは動画保存プラットフォームVimeoの有料サービスもお勧めです。

こちらはセキュリティー対策がしっかりとしていますし、データ保存容量も大きく安心して運用できます。

卒業してしまった外注さんのアクセス権限を削除したり、高画質のままデータを保存したりすることができるので、 Vimeoもお勧めだと思います。

まとめ

今回は、動画マニュアルの運用方法について解説しました。

動画マニュアルは直感的にわかりやすい反面、保存データが大きくなりがちです。

スタッフさんに負担をかけることのないように、スマートな運用を心がけていくのが良いと思います。