仕組み化・外注化は80点でいい｜「完璧にやろう」で詰まないための考え方

仕組み化や外注化を進めているのに、なぜか前より手間がかかっている…そんなもやもやを感じたことはありませんか？

実は先日、確定申告でまさにその「罠」にはまりました。
今回は、そのドタバタから気づいた「80点で回す」考え方をお話しします。

この記事でわかること

• 便利な自動化にすべて頼ると、かえって時間が溶けてしまう理由
• 仕組み化・外注化は「8割は任せて、2割は自分で」がちょうどいい
• 「完璧」ではなく「あえて80点」を選ぶという考え方

自動化したはずの確定申告で、朝を迎えた話

月末の確定申告で、地獄を見ました。

仕訳のソフトも、確定申告用のソフトも入れていました。
全部自動でサクッと終わって、あとはボタンを押すだけ…のはずだったんです。

ところが、作業はズルズルと日をまたぎ、気がつけば朝。

今は申告の作業も、どんどん電子化・自動化されていますよね。
その便利なはずの仕組みにどっぷり頼った結果、作業のほとんどをエラー対応に費やすことになりました(つД`)ノ

「自動化って、結局めんどくさくない？」

この記事を読んでくださっている方の多くは、何かしらの副業をされていると思います。
なので、確定申告を経験したことがある方も多いのではないでしょうか。

確定申告といえば、あの「e-Tax」です。

僕も個人事業主として何年も使ってきましたが、ここ数年でだいぶ楽になったと感じていました。
(昔は本当に使いにくくて大変でした)

副業をしている人は、とにかく時間がありません。
申告に時間をかけたくないのは、みんな同じだと思います。

2025年の時点では、

• クレジットカードの利用履歴を、仕訳のソフトにまとめて読み込める
• 自動の仕訳で、申告書がかんたんにできあがる
• スマホのアプリで申告できる
• マイナンバーカードをスマホで読み取れば完了

と、かなり楽になっていました。

ところが、法人となると話は別です。
(僕は法人も持っているので、今回はそちらの確定申告でした)

法人の場合は、「e-Tax」に加えて「eLTAX」というシステムも必要になります。
しかもこのeLTAX、電子で納付するにはWindows専用のアプリが必要でした。
つまり、Windowsのパソコンが要るということです。

この時点で、だいぶハードルが高いですよね。

しかたなく、ホコリをかぶっていたWindowsのパソコンを起動。
解説記事を読みながら、よく分からない操作を試していきました。

その結果…出るわ出るわ、エラーの嵐(;_;)

エラーが出る→調べる→また次のエラーが出る→調べる。
この無限ループです。

夕食前にサクッと終わらせるつもりが、気がつくと深夜になっていました。

仕組み化・自動化で「100点」を目指すとキツい

国のシステムが使いやすいとは限らない、というのは、初めから分かっていたんです。
それでも、ここまで時間が溶けるとは思っていませんでした(汗)

ただ、このドタバタの中で、ふと気づいたことがあります。

仕事にも家事にも通じる「8割と2割」

たとえば僕は、在宅の仕事の大部分を、スタッフさんに外注しています。

作業の8割は、誰でもできる「単純作業」なので、どんどん外にお任せします。
でも残りの2割は、「頭を使うイレギュラーな判断」や「責任がともなう作業」といった大事な仕事です。
この2割まで外注しようとすると、お金も手間も一気に跳ね上がります。

今回の確定申告も、まさに同じでした。

仕訳のソフトで書類を作るところまでの8割は、とても快適。
仕訳の中身や数字の計算は、誰がやっても結果は変わらないので、どんどん仕組みに頼るべきところです。

問題は、その先でした。
国のシステムとの連携や、マイナンバーカードでの認証。ここが地獄の2割だったんです。

この2割までシステムに頼った結果、かえって時間も体力も吸い取られてしまいました。

全部を仕組みに任せようとすると、難しい2割に時間も体力も吸い取られる。これが「仕組み化・自動化の罠」です。

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22時を回ったころ、後悔と闘いながら、ひたすらエラー対応に追われていた僕(T^T)

慣れないWindowsのパソコンを触りながら、思いました。

「完璧な仕組み化は難しい」

確定申告も、仕事も、家事も、80点で回るならそれで十分なのではないかと。

たとえば今回の確定申告も、仕訳のソフトで作った書類を「郵送」すれば、サクッと終わります。

必要なことはきちんと印字されているので、角2の封筒に書類を入れて、切手を貼って送れば完了です。
封筒に宛名を書くだけなので、作業時間は5分ほど。
あとは納付書を持って、銀行で振り込むだけ。
アナログですが、とてもかんたんです。

無理に電子化に挑んで沼にはまるくらいなら、封筒と切手で解決した方が、気持ちもラクです。

実際、個人事業主の確定申告も、最初の数年はそうやっていました(笑)
(当時のe-Taxは使いにくすぎて、あきらめていました)

副業の外注化も、これと同じです。
複雑な手順が必要な作業や、大事な判断が必要な作業まで、すべてを任せる必要はないと思います。

「面倒なところだけ、自分でチャチャッとやる」

このバランス感覚が、大切なのだと思います。

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「完璧にこなさなきゃ」が口ぐせになっている人へ

この記事を読んでくださっている方は、きっと、仕事にも暮らしにも一生懸命な、まじめな方が多いと思います。

でも、士業でもない限り、完璧を求められる場面はそれほど多くありません。
それよりも大事なのは、スピード感や柔軟さです。

100点を目指してがんばりすぎて倒れてしまう前に、肩の力を抜いて、「あえて80点」という選択肢を用意しておきましょう。

※この記事も、80点で書いています(笑)

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よくある質問

Q. 仕組み化・外注化は、どこまで任せればいいですか？

目安は「8割は任せて、2割は自分で」です。誰がやっても結果が変わらない単純作業はどんどん任せ、イレギュラーな判断や責任がともなう2割は自分でやる。その2割まで任せようとすると、お金も手間も一気に跳ね上がります。

Q. 自動化したのに、かえって時間がかかるのはなぜですか？

難しい2割の部分まで、仕組みに頼ろうとしているからかもしれません。僕の確定申告でも、書類づくりまでは快適でしたが、システムの連携や認証まで電子で済ませようとして、エラー対応に深夜まで時間を取られました。そこだけ郵送などのアナログに切り替えれば、5分ほどで終わる作業でした。

Q. 80点で済ませると、仕事の質が落ちませんか？

士業でもない限り、完璧を求められる場面はそれほど多くありません。それよりも、スピード感や柔軟さの方が大事です。100点を目指してがんばりすぎて倒れてしまう前に、「あえて80点」という選択肢を持っておくと、長く続けやすくなります。

それではまた次回、お会いしましょう！