BUYMA外注化はマニュアルが命｜スタッフは「辞める前提」で仕組み化する

こんにちは、たなか主夫です。
今日は、BUYMAの外注化とマニュアル作りについて、ちょっと耳の痛い話をします。

「せっかく育てたスタッフさんが、急に辞めてしまった……」

外注化をしているショッパーさんから、いちばんよく聞く悩み。

先に結論を言います。
スタッフさんは、いつか辞めるもの。そう割り切って仕組みを作れば、怖くなくなります。

この記事でわかること

• 外注スタッフさんが辞めても、落ち込まなくていい理由
• 一人のエースに頼る組織が、半年後に崩れやすいわけ
• 辞められても回る「タスクの細分化」と「マニュアル化」のやり方
• 「右腕になる秘書さん」を探す前に、外注すべき8割の作業

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僕は100人以上雇って、100人以上に辞められました

売上が上がるほど、受注もお問い合わせも増えていく。
嬉しい悲鳴……のはずが、だんだん本物の悲鳴に変わります。

僕もそうでした。
秘書さんを雇うまでは、問い合わせの返信だけで一日が溶けていました。

そこで行き着くのが、外注化。

でも、いざ雇ってみると困りごとの連続です。
「思ったように動かない」「急に連絡が取れない」。

ちなみに僕は、100人以上の外注スタッフさんを雇って、100人以上に辞められています。

「田中さん、辞められすぎでしょう」

はい、自分でもそう思います（笑）

僕の接し方や仕組みにも、まずいところはあったはず。
最初の5年くらいは、辞められるたびに本気で落ち込んでいました。

でも、原因はそれだけじゃなかったんです。

辞められるのは、あなたのせいだけじゃない。

外注スタッフさんは、ミツバチです

僕はよく、外注スタッフさんをミツバチにたとえています。

ミツバチは、甘い蜜のある花に集まってきますよね。
でも、もっと魅力的な花が咲けば、あっさり飛んでいく。

そもそも花から花へ移るのが、ミツバチという生き物。

外注スタッフさんも同じで、自分に合う環境を探しながら働いています。
ずっと同じ花にとどまる方が、むしろ珍しいんですよね。

過去には、こう言ってくれたスタッフさんもいました。

「田中さんのところ、すごく仕事しやすいです。ずっとついていきます！」

そのミツバチさんたちも、みんな別の花へ飛び立っていきました。

切ない。

だから「あんなに親身に教えたのに」という気持ちは、手放していいと思うんです。
あなたの仕事だけをずっとやってくれる保証は、どこにもないのですから。

辞めるのは裏切りじゃない。ミツバチはそういう生き物。

「天使ちゃん」がいないと回らない組織が、いちばん危ない

外注化をしていると、ときどき「エース」が現れます。

一人で出品の8割をこなしてくれる。
頼んでいないことにまで、手を回してくれる。

僕はこういう方を、こっそり「天使ちゃん」と呼んでいます。

天使ちゃんが現れると、人はどうしても頼りたくなる。
あれもお願い、これもお願い。

ショッパー仲間からも、こんな話をよく聞きます。

「最初は出品スタッフさんだったんです。すごくいい人なので、出品リーダーになってもらいました」
「リサーチもお問い合わせもお願いして、気づいたら右腕です。私の作業時間は半分以下になりました！」

そして、だいたい半年後か1年後。

……「あのスタッフさんが辞めて、組織が崩壊しました」

このパターン、本当に多いんですよ。
僕自身も、天使ちゃんが抜けて何度も組織が崩れかけました。

最悪の場合、オーナー本人がやる気をなくしてしまうことも。

一人に任せきりの「属人化」が、いちばん危ない。
エースさんとの付き合い方は、エース外注さんとの“程よい距離感”の作り方でも詳しく書いています。

一人に頼るほど、その一人が抜けたときに全部止まる。

仕事は「〜するだけの人」まで細かく切る

では、辞められても困らないようにするには？

今の僕の答えは2つです。

1つ目は、タスクを極限まで細かく分けること。

2つ目は、全部のタスクをマニュアルにすること。

たとえば、こんな分け方。

この人は、商品画像を集めるだけ。

この人は、出品の説明文を作るだけ。

この人は、お問い合わせに定型文で返すだけ。

この人は、仕入れ先を開拓するだけ。

そのうえで、力を入れるのはマニュアルの質。
目指すのは「今日入った新人さんでも、読めば同じ作業ができる」状態です。
マニュアルの渡し方は、外注化あるある。効果的な動画マニュアルの共有方法についても参考にしてください。

ここまでできていれば、誰かが急に辞めても大丈夫。
新しく採用して、マニュアルを渡せばすぐ戦力になります。

僕はこの形にしてから、スタッフさんが急に辞めても動揺しなくなりました。

何より、オーナーの心が平和になる。
これ、地味に大きいんですよ。

辞めても回る仕組みが、あなたの心を守ってくれる。

右腕になる秘書さんは、外注の予算では雇えません

外注化が進むと、誰もが一度は夢を見ます。

「作戦まで考えて、トラブルも解決してくれる秘書さんがいたらなぁ」

でも、はっきり言わせてください。
そんな人材を、在宅ビジネスの外注予算で雇うのは無理です。

本当にそれだけ優秀なら、とっくに自分で稼いでいるはず。

では、質問です。

その秘書さん候補に、月30万円や50万円を払えますか？

たぶん、難しいですよね。
外注費だけで利益が消えてしまいます。

そもそも、僕らが思い描いているのは「秘書」ではないんです。
裁量を持った現場責任者、なんなら社長代行。

本来の秘書さんは、スケジュールや出張の手配で社長を支える人。
その役割なら、オンライン秘書サービスの方が現実的です。

求めていたのは秘書じゃなく、社長の代わりだった。

外注するのは、手を動かす「8割」からです

僕の見立てでは、仕事の2割は考える仕事。
残りの8割は、手を動かす作業です。

8割を外注できれば、5時間かかっていた作業が1時間に。
10時間なら2時間に。

これで十分だと思いませんか？

残りの2割まで外に出そうとすると、手間もお金も一気に跳ね上がる。
外注化を始めたばかりの段階なら、まだ必要ありません。

オーナーの本当の仕事は、方向性を決めて、次の作戦を考えること。
ブログやSNS運用など、在宅の仕事全般で使える考え方です。

今日の結論。

スタッフさんは、いつか辞める。だから、辞めても回る仕組みを先に作る。

あなたのアカウントに「この人がいないと回らない仕事」は、いくつありますか？
まずは簡単な手作業から、1つずつ切り出してみてください。

人に頼るのではなく、仕組みに頼る。

よくある質問

Q. 外注スタッフさんが辞めてしまうのは、自分の接し方が悪いからですか？

接し方に改善点がある場合もありますが、それだけが原因ではありません。外注スタッフさんはより良い環境を探して移るものなので、「いつか辞める」前提で組織を作るのがおすすめです。

Q. BUYMAの外注化で、マニュアルはどこまで作ればいいですか？

目安は「今日入ったばかりの新人さんでも、読めば同じ作業ができる」状態です。タスクを「画像を集めるだけ」「説明文を作るだけ」のように細かく分けてから、1つずつマニュアルにします。

Q. 外注化を始めるなら、まず秘書さんを雇うべきですか？

外注化を始める段階では、秘書さんは必要ないと考えています。まずは仕事の8割を占める手作業から順番に外注し、考える2割はオーナー自身が担当しましょう。

それではまた次回、お会いしましょう！